公司內(nèi)部郵件格式

時(shí)間：2024-03-08 19:56:38 好文我要投稿

相關(guān)推薦

公司內(nèi)部郵件格式

　　（一）電郵件主題

公司內(nèi)部郵件格式

　　★與公司內(nèi)部同事溝通的郵件格式為：部門(mén)—發(fā)件人姓名—事件—日期

　　例如：企劃部—焦瓊瓊—工作計(jì)劃—14.9.16

　　★與其他公司工作上的溝通郵件格式為：公司名稱(chēng)—事件—日期

　　例如：北京筑基企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司—旭亞威合同

　　—14.9.16

　　（二）郵件內(nèi)容

　　郵件正文由以下幾個(gè)部分組成：稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、附件、署名。

　　1、稱(chēng)呼

　　稱(chēng)呼是寫(xiě)信人對(duì)收件人的稱(chēng)呼用語(yǔ)。第一行頂格書(shū)寫(xiě)，使用姓氏職位為稱(chēng)呼，稱(chēng)呼后用逗號(hào)間隔敬語(yǔ)。

　　例如：徐總，您好：；

　　如果為群發(fā)收件人可直接稱(chēng)呼為Dear all

　　注：在進(jìn)行郵件回復(fù)時(shí)，若未將發(fā)件人加入通訊錄通常會(huì)出現(xiàn)對(duì)方郵箱名作為郵件的稱(chēng)呼，為避免此情況可先將收件人地址添加至通訊錄并標(biāo)注，也利于今后的溝通與聯(lián)系。

　　2、正文

　　位置在稱(chēng)呼語(yǔ)下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。每段文字第一行的第一個(gè)文字向右縮兩個(gè)漢字，每段第二行從左面頂格寫(xiě)起。

　　正文內(nèi)容以列表的形式概述工作匯報(bào)的內(nèi)容，默認(rèn)文字格式。每項(xiàng)內(nèi)容后換行空兩格的書(shū)寫(xiě)。

　　★對(duì)于工作匯報(bào)類(lèi)郵件

　　首先、表明工作是否完成，已完成的簡(jiǎn)單描述完成情況。

　　其次、未完成的描述執(zhí)行進(jìn)度，未執(zhí)行的描述為何未執(zhí)行，需要特定人配合執(zhí)行的需使用紅色字體加粗等重點(diǎn)標(biāo)注的形式書(shū)寫(xiě)。

　　★對(duì)于數(shù)據(jù)匯報(bào)類(lèi)郵件

　　首先、簡(jiǎn)述數(shù)據(jù)的內(nèi)容并輔以簡(jiǎn)要的分析。

　　其次、針對(duì)數(shù)據(jù)異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點(diǎn)標(biāo)注的形式書(shū)寫(xiě)。

　　3、結(jié)束語(yǔ)

　　結(jié)束語(yǔ)在正文之后，空一行另起一段書(shū)寫(xiě)，以表尊重。

　　4、附件

　　信件如果有附件，可在郵件內(nèi)容書(shū)寫(xiě)完畢后空一行注明，以注字加冒號(hào)起"附件一、附件二......"依序列出附件內(nèi)容，并在文字底下加橫線(xiàn)，以引起收信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。附件文件名的格式統(tǒng)一為：

　　日期—姓名—附件內(nèi)容

　　5、署名

　　郵件的結(jié)尾空一行頂格標(biāo)注發(fā)件姓名，換行頂格再標(biāo)注發(fā)件日期。

　　注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內(nèi)容的，也應(yīng)根據(jù)附件內(nèi)容簡(jiǎn)述匯報(bào)的內(nèi)容，對(duì)于需要特定人員配合執(zhí)行或數(shù)據(jù)異常的文字描述采用加粗標(biāo)紅的格式。

　　（三）郵件地址欄

　　★收件人：郵件的接收人，并對(duì)該郵件做回復(fù)、指示。

　　★抄送：將郵件同時(shí)發(fā)送給收件人以外的人，用戶(hù)所寫(xiě)的郵件抄送一份給別人，收到的人可回（郵件）可不回（郵件）。

　　注：正確理解并填寫(xiě)收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責(zé)。

　　（四）郵件統(tǒng)一格式

　　★字體：除特殊標(biāo)注需著重注意的文字內(nèi)容外（可加粗、字體顏色彩紅色），郵件內(nèi)容字體統(tǒng)一為：宋體9號(hào)字（不同郵箱工具對(duì)字體大小的定義不同，應(yīng)用常規(guī)正文字體大小均可），顏色為黑色。

　　★開(kāi)頭語(yǔ)和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。

　　★回復(fù)時(shí)收件人只填發(fā)郵件的人，其他均為抄送。