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    公文寫作技巧

    時(shí)間:2025-02-07 10:09:52 銀鳳 寫作基礎(chǔ) 我要投稿

    常用公文寫作技巧

      請示與報(bào)告的相同之處在于它們都是上行文。下面是小編整理的常用公文寫作技巧,歡迎閱讀。

    常用公文寫作技巧

      一、請示的寫作要求

      (一)概念與分類

      請示“適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)”。

      請示正文一般分為三個(gè)部分:

     、僬埵镜睦碛伞_@部分十分重要,它是請示的依據(jù)和出發(fā)點(diǎn),是能否得到滿意批復(fù)的關(guān)鍵,一定要充分說明理由。

     、谡埵镜木唧w事項(xiàng)及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。

     、劢Y(jié)語。一般用“妥否,請批示”等語。

      (二)寫作要求

      1、請示的理由要充分有力,請示的事項(xiàng)和要求要明確。對請示事項(xiàng)的理由要實(shí)事求是,具有說服力,不能虛報(bào)。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當(dāng),一般不用請馬上、請立即等詞語。

      2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時(shí)請示若干個(gè)不同性質(zhì)、不同類別的問題,如在一個(gè)請示件中羅列了很多不相關(guān)的請示內(nèi)容,請示的事項(xiàng)無法分清主次緩急,上級機(jī)關(guān)無從審批或因請示中某一件事不能解決,使得整個(gè)請示擱置下來,影響請示事項(xiàng)的及時(shí)批復(fù)。

      3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系向上級主管機(jī)關(guān)或主管部門行文,一般只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如多頭主送,容易造成責(zé)任不明,互相推誘,或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示,同時(shí)也讓設(shè)區(qū)市婦聯(lián)知悉,則可用抄報(bào)的形式。請示不能送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人,不抄送下級機(jī)關(guān)。

      4、請示和報(bào)告的內(nèi)容不能混淆。請示與報(bào)告是兩個(gè)不同的文種,請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn);報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

      (三)請示與報(bào)告的區(qū)別

      請示與報(bào)告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是:

      (1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復(fù);報(bào)告

      則是下情上達(dá),上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)只作為閱知件,不作答復(fù)。

      (2)行文時(shí)間不同。請示必須事前行文,不允許先斬后奏;報(bào)

      告可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)行文。

      (3)行文內(nèi)容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項(xiàng);報(bào)告只是匯報(bào)事項(xiàng)。請示中可以有報(bào)告事項(xiàng),但報(bào)告中不可夾帶有請示事項(xiàng)。在行文過程中請示與報(bào)告這兩個(gè)文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請示用了報(bào)告,有的報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng),有的請示件標(biāo)題用“關(guān)于xxx的請示報(bào)告”,這都是極不規(guī)范的。

      二、報(bào)告的寫作要求

      (一)概念與分類

      報(bào)告“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)

      的詢問。”

      報(bào)告一般分為三部分:一是報(bào)告的原由,即為什么寫報(bào)告;二是報(bào)告的事項(xiàng),用“現(xiàn)將報(bào)告如下:”之類的轉(zhuǎn)接語引出報(bào)告的事實(shí)和問題,這部分要突出重點(diǎn),做到點(diǎn)面結(jié)合;三是結(jié)束語,可根據(jù)報(bào)告內(nèi)容的不同寫明報(bào)告分為綜合報(bào)告、專題報(bào)告(情況報(bào)告)、隨文報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和建議報(bào)告。

      (1)綜合報(bào)告。是下級機(jī)關(guān)為了使上級機(jī)關(guān)全面了解下級機(jī)關(guān)各方面情況,便于上級機(jī)關(guān)掌握全局,指導(dǎo)工作而寫的公文。綜合報(bào)告的主要特點(diǎn)是:匯報(bào)的情況和反映的問題比較全面,一般和工作總結(jié)結(jié)合起來。綜合報(bào)告的正文,一般包括報(bào)告起因和報(bào)告內(nèi)容兩部分。報(bào)告起因即說明為什么要寫報(bào)告,報(bào)告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時(shí)就是幾句話,報(bào)告起因與報(bào)告內(nèi)容之間的承上啟下用語,往往用“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”。報(bào)告內(nèi)容,是報(bào)告正文的主體,一般要寫明完成任務(wù)、進(jìn)行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問題,今后的打算與安排。報(bào)告正文的結(jié)尾用語一般用“特此報(bào)告”表述。

      (2)專題報(bào)告(情況報(bào)告)。是為了向上級著重匯報(bào)某項(xiàng)工作和某個(gè)問題,以使上級了解情況,做出指示而寫的公文。專題報(bào)告的顯著特點(diǎn)是,報(bào)告的內(nèi)容專一。專題報(bào)告可分為:反映某項(xiàng)工作及其存在問題,并提出解決問題意見的專題報(bào)告;為總結(jié)某項(xiàng)工作而形成的經(jīng)驗(yàn)性的專題報(bào)告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報(bào)告;工作中有了錯(cuò)誤,需要向上級機(jī)關(guān)檢討所形成的檢討性專題報(bào)告;對某一事情或某種情況進(jìn)行周密的調(diào)查,在分析研究基礎(chǔ)上形成的調(diào)查,專題報(bào)告。

      各種專題報(bào)告的格式大體一致。正文內(nèi)容,由于專題報(bào)告種類不同,在寫法上有所差異。一般說來,專題報(bào)告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況,二是存在問題及其原因,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細(xì)敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù)”,然后用“為了”等句式點(diǎn)名主題,再用“現(xiàn)如下”句作為過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分,提出解決問題的具體措施。

      (3)隨文報(bào)告。是指報(bào)送文件或物件時(shí)隨件附文。它的范圍比較明確,寫法也較簡單,一般只對報(bào)送的文件、物件作簡要說明。

      (4)答復(fù)報(bào)告。是被動回答上級詢問的一種隨機(jī)性呈報(bào),正文開頭一般先引用上級來文(或領(lǐng)導(dǎo)批示要求、函電)作為“依據(jù)”,然后用“現(xiàn)將報(bào)告如下。”一句點(diǎn)明“意圖主旨”兼作過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細(xì)敘述。答復(fù)報(bào)告結(jié)尾處常用“以上報(bào)告如有不妥,請指示”做結(jié)語。

      (5)建議報(bào)告。是主動向上級提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文,一旦被批轉(zhuǎn)后,便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應(yīng)先逐一說明本建議的“事實(shí)依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等,然后用“具體建議如下”一句過渡語轉(zhuǎn)入用“一、二、三”序號列項(xiàng),或用小標(biāo)題分列的分旨要素。建議報(bào)告的結(jié)束語常用“以上報(bào)告(建議)如無不妥,請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”。

      (二)寫作要求

      1、重點(diǎn)突出,中心明確,詳略得當(dāng),即使是綜合報(bào)告,也要重點(diǎn)突出幾個(gè)問題,對其他問題簡略帶過。

      2、要有分析,不能只羅列現(xiàn)象,要著力揭示問題的實(shí)質(zhì),分析發(fā)展趨勢。

      3、要注意反映新情況、新問題即報(bào)告的內(nèi)容要有新意,要注意時(shí)效性。

      4、內(nèi)容要真實(shí)可靠,實(shí)事求是,要一分為二,報(bào)喜也要報(bào)憂,講成績也要找出差距和不足。

      5、注意一文一事,不要夾帶請示事項(xiàng),簡明扼要,文字精煉。

      三、通知的寫作要求

      通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員!

      通知按內(nèi)容性質(zhì)和寫作方法不同可分為:①用于頒布行政法規(guī)的公布性通知,②用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)來文的批轉(zhuǎn)性通知,③用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)來文的轉(zhuǎn)發(fā)性通知,④用于對下級機(jī)關(guān)發(fā)布指示的批示性通知⑤告知一般事項(xiàng)的一般性通知,⑥會議通知。其內(nèi)容構(gòu)成一般由“原由”和“具體事項(xiàng)”組成。“原由”要講清目的;“具體事項(xiàng)”的內(nèi)容要直截了當(dāng)明確具體,有的很簡短,另起一段寫明所要求的事項(xiàng)即可。

      通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時(shí)不受單位級別限制,無論機(jī)關(guān)、學(xué)校、企業(yè)、部隊(duì)、群眾團(tuán)體都可以使用。同時(shí),它行文簡便、寫法靈活、種類多樣,寫作方式可以不拘一格,長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。

      四、總結(jié)的寫作要求

      總結(jié)是對前一階段社會實(shí)踐活動進(jìn)行全面回顧、檢查、分析、評判,從理論認(rèn)識的高度概括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并從中歸納出某些規(guī)律性的東西,以明確努力方向,促進(jìn)和指導(dǎo)今后工作的一種公文。

      (一)分類和作用

      1、總結(jié)的分類。依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn),總結(jié)可以分為若干類。

      (1)按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié)(全面總結(jié))和專題性總結(jié)(經(jīng)驗(yàn)總結(jié))。

      (2)按性質(zhì)可分為工作總結(jié)、教學(xué)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)等。

      (3)按時(shí)間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。

      2、總結(jié)的作用。總結(jié)是工作中常用的一種公文,其作用具體

      如下:

      1、總結(jié)是推動工作前進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。任何一項(xiàng)工作,不論是個(gè)人或群體去進(jìn)行,都需要多次反復(fù)操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實(shí)踐,都有成績與失誤、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。及時(shí)總結(jié),就會及時(shí)取得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提高認(rèn)識和工作技能。不斷總結(jié),那么人們對客觀事物的認(rèn)識也就越來越深刻,知識越來越廣,智慧越來越高,所進(jìn)行的事業(yè)通過總結(jié)才會不斷發(fā)展、前進(jìn)。

      2、總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物,都存在著內(nèi)在聯(lián)系、外部制約,都有它自身的發(fā)展、運(yùn)動規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達(dá)到預(yù)期的目的,否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律,就需要總結(jié)。

      3、總結(jié)是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個(gè)人的工作能力是指這個(gè)人能否承擔(dān)某項(xiàng)工作氣執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)的能力。具體表現(xiàn)有兩個(gè)方面:一是專業(yè)知識水平,二是解決、處理實(shí)際工作中所遇問題的能力。在實(shí)踐中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。運(yùn)用所學(xué)到的知識,處理實(shí)際工作中的問題,并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的過程,就是工作能力不斷提高的過程。因此,總結(jié)是提高工作能力的重要手段。

      4、總結(jié)是團(tuán)結(jié)群眾,爭取領(lǐng)導(dǎo)支持的好渠道。一項(xiàng)工作任務(wù)完成之后,必須進(jìn)行總結(jié)。總結(jié)能全面深入地回顧、檢查,對成績與不足、成功與失敗、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn),實(shí)事求是地做出正確評價(jià),使大家認(rèn)識統(tǒng)一。這樣的總結(jié)群眾心服口服,把群眾最大限度地團(tuán)結(jié)起來。同時(shí),通過總結(jié)把成績、經(jīng)驗(yàn)、問題和今后的努力方向等向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),能引起領(lǐng)導(dǎo)重視,爭取領(lǐng)導(dǎo)的更大的支持和指導(dǎo)。

      (二)格式與內(nèi)容

      總結(jié)包括標(biāo)題、導(dǎo)語、正文和落款四部分。

      1、標(biāo)題。標(biāo)題寫法有兩種:一種是類似公文式的標(biāo)題,由“機(jī)關(guān)名稱+時(shí)間+事由+文種”構(gòu)成,例如(xx市婦聯(lián)2007年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結(jié));或由“時(shí)間十事由+文種”構(gòu)成,例如(2007年度春蕾行動計(jì)劃情況工作總結(jié));由“事由十文種”構(gòu)成等。另一種是新聞式標(biāo)題,這種標(biāo)題側(cè)重在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上,由引題、正題和副題構(gòu)成,它要求切實(shí)有力地反映出總結(jié)的內(nèi)容和特點(diǎn)。

      2、導(dǎo)語。導(dǎo)語是總結(jié)的開頭部分。一般是概述基本情況,包括交代總結(jié)所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、機(jī)關(guān)和背景;概述基本經(jīng)驗(yàn)、點(diǎn)明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問題等。導(dǎo)語要求緊扣中心,簡潔精練,有吸引力。

      3、正文。正文是總結(jié)的主要內(nèi)容,這一部分一般要寫明以下幾個(gè)問題:

      (1)工作情況。即進(jìn)行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟,有哪些效果,取得了什么成績。

      (2)經(jīng)驗(yàn)和體會。即工作中哪些做法是成功的,取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結(jié)的重點(diǎn),在全文中占主導(dǎo)地位,寫時(shí)要注意主次和詳略,注意把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的高度。

      (3)問題和教訓(xùn)。即工作中遇到哪些問題,給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓(xùn)的存在以及產(chǎn)生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結(jié),則應(yīng)把問題和教訓(xùn)當(dāng)作重點(diǎn)來寫。

      (4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題,提出切實(shí)有效的改進(jìn)措施,提出一些新的奮斗目標(biāo),以表示決心,展望前景,鼓舞斗志。

      4、落款。總結(jié)的落款包括署名和日期。機(jī)關(guān)總結(jié)的署名,一般不放在落款處,而寫在標(biāo)題中或標(biāo)題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送,所以總結(jié)上不署名。個(gè)人總結(jié)署名,一般寫于正文后的右下方。

      (三)寫作要求

      1、提高認(rèn)識,端正態(tài)度。要認(rèn)識總結(jié)的重要性,要堅(jiān)持以黨的路線、方針、政策為指導(dǎo),認(rèn)真做好總結(jié)工作。

      2、找出規(guī)律,揭示本質(zhì)?偨Y(jié)的目的,是面向未來,避免今后工作的盲目性。為此就必須總結(jié)出規(guī)律性的東西,這樣的總結(jié)才具有指導(dǎo)今后工作的實(shí)際意義。

      3、主次分明,重點(diǎn)突出。進(jìn)行總結(jié)時(shí),對主要工作或有體會的工作要有所側(cè)重,不能平鋪直敘、面面俱到、不分主次、羅列現(xiàn)象、堆砌材料、玩文字游戲。

      4、有理有據(jù),實(shí)事求是?偨Y(jié)要求內(nèi)容真實(shí)。事實(shí)準(zhǔn),不走樣;數(shù)字準(zhǔn),不籠統(tǒng);論斷準(zhǔn),無漏洞;文風(fēng)正,不浮夸。不能憑想當(dāng)

      然進(jìn)行總結(jié);不能以偏概全,夸大其辭;不能先入為主,主觀臆斷;不能張冠李戴,拼湊編造;也不能隨意拔高,借題發(fā)揮。

      5、寫出特色,寫出新意。要總結(jié)新經(jīng)驗(yàn),突出特色。不能搞通用化、老一套、觀點(diǎn)材料缺少新意的總結(jié)。

      6、條理分明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。綜合性總結(jié),內(nèi)容多,篇幅長。因此,安排結(jié)構(gòu)一定要嚴(yán)謹(jǐn),層次一定要分明,通篇一定要連貫。另外還要注意語言準(zhǔn)確,修辭方法運(yùn)用恰當(dāng)。

      五、調(diào)查報(bào)告的寫作要求

      調(diào)查報(bào)告是對某一問題或某一事件調(diào)查研究后,將所得的材料和結(jié)論加以整理而寫成的書面報(bào)告形式的公文。

      調(diào)查研究是調(diào)查報(bào)告的寫作基礎(chǔ),調(diào)查報(bào)告則是調(diào)查結(jié)果的書面形式。調(diào)查報(bào)告的使用范圍很廣,凡制定方針政策,解決實(shí)際

      問題,弄清事情真相,扶植新生事物,推廣典型經(jīng)驗(yàn),都離不開調(diào)查報(bào)告。

      (一)分類和作用

      1、調(diào)查報(bào)告的種類。常見的調(diào)查報(bào)告主要有以下四種:新生事物的調(diào)查報(bào)告,典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告,社會問題的調(diào)查報(bào)告,抨擊時(shí)弊的調(diào)查報(bào)告。

      2、調(diào)查報(bào)告的作用

      (1)為上級機(jī)關(guān)全面了解情況提供真實(shí)材料。調(diào)查報(bào)告不是

      一般的了解情況,而是經(jīng)過周密系統(tǒng)的調(diào)查之后,對客觀事物深刻感受獲得的真實(shí)情況。

      (2)為制定出切實(shí)可行的科學(xué)政策提供依據(jù)。調(diào)查報(bào)告不是對真實(shí)情況不加選擇的反映,而是對調(diào)查來的情況進(jìn)行科學(xué)地分析,從中找出它們之間內(nèi)在的合乎規(guī)律的聯(lián)系,從而達(dá)到對客觀

      事物的深刻認(rèn)識。

      (3)是介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的手段。在調(diào)查報(bào)告中,不僅有真實(shí)情況的反映和認(rèn)識而且有包合作者對情況的判斷、評價(jià)以及由此得出的相應(yīng)結(jié)論,從而形成比較有實(shí)際意義的結(jié)果,有利于互通有無、相互學(xué)習(xí)。

      (二)格式與內(nèi)容

      調(diào)查報(bào)告由標(biāo)題和正文兩部分構(gòu)成。

      1、標(biāo)題。調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題有多種形式:

      (1)單行標(biāo)題。由調(diào)查對象、事由和文種構(gòu)成。例如:《600名女大學(xué)生公德狀況的調(diào)查研究》。

      (2)多行標(biāo)題。用簡明、醒目的短語概括調(diào)查報(bào)告的主題(主要內(nèi)容、基本觀點(diǎn)、主要結(jié)論)。例1:《揚(yáng)長避短、發(fā)揮優(yōu)勢》。例2:《發(fā)展深度加工提高產(chǎn)品附加值xx市婦女經(jīng)濟(jì)合作組織小商品出口大有潛力可挖》。

      (3)提問式標(biāo)題。是單行標(biāo)題的特殊形式,將調(diào)查報(bào)告的主要內(nèi)容或調(diào)查后的結(jié)論概括成一個(gè)問題。例如:《XX村婦女是如何

      走向富裕的》。

      2、正文。正文包括前言、主體和結(jié)尾三部分。

      (1)前言

     、偾把缘谋憩F(xiàn)形式。前言,即調(diào)查報(bào)告的開頭,一般有四種寫法:

      第一種:對調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對象、范圍作必要的介紹,點(diǎn)明調(diào)查報(bào)告的主題。 第二種:概述調(diào)查報(bào)告的主要內(nèi)容,總領(lǐng)全文。

      第三種:用議論開頭,點(diǎn)明所要調(diào)查的問題的重要性。第四種:開頭提出一個(gè)問題由此引出對所調(diào)查對象的介紹。②前言的寫作要求簡明扼要,深刻有力。

      (2)主體。主體部分是調(diào)查報(bào)告的主干部分,充分表現(xiàn)主題之所在。通常用小標(biāo)題來顯示主體部分的內(nèi)容。

     、僦黧w一般有四種表現(xiàn)形式。具體如下:

      第一種:調(diào)查多個(gè)對象時(shí),按照調(diào)查的順序逐點(diǎn)來寫,既分別總結(jié)出它們各自的特點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)又從它們各自的特點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)出共同的規(guī)律來。

      第二種:根據(jù)調(diào)查對象發(fā)展過程各階段的闡述,從事物前后情況的對比中體現(xiàn)出調(diào)查報(bào)告所要闡明的觀點(diǎn)或規(guī)律。

      第三種:調(diào)查某一對象的性質(zhì),按照事物的內(nèi)在特點(diǎn)去寫,從各個(gè)側(cè)面或不同角度全面反映事物的復(fù)雜面貌。

      第四種:調(diào)查兩個(gè)不同的對象,按照它們的指導(dǎo)思想、具體表現(xiàn)、工作結(jié)果的不同對比去寫,使讀者在對比中肯定所是,否定所非。

     、谥黧w的寫作要求。中心突出,觀點(diǎn)鮮明,條理清楚。

      (3)結(jié)尾。結(jié)尾是調(diào)查報(bào)告的結(jié)束部分。有以下四種形式:

     、倏偫ㄈ囊约由钭x者印象。

     、谟牲c(diǎn)到面指出所調(diào)查問題實(shí)際的普遍意義。

     、厶岢鼋ㄗh給讀者以建議性指導(dǎo)。

     、苁÷越Y(jié)尾。

      結(jié)尾,無論采取何種形式,都應(yīng)精練概括,明確肯定。

      (三)寫作要求

      1、認(rèn)真調(diào)查占有材料。材料是形成文章主題的基礎(chǔ),對調(diào)查

      報(bào)告來說,尤為重要。

      2、分析材料進(jìn)行研究。分析研究材料首先是對材料進(jìn)行鑒別篩選,其次是對材料加以比較,分析整理后找出規(guī)律性的實(shí)質(zhì)問題,使材料更加典型,更能表現(xiàn)主題。

      3、綜合材料確立主題。一是尋找材料之間的本質(zhì)聯(lián)系和規(guī)律,二是確定構(gòu)成事物的主要矛盾,

      三是把結(jié)論與其他同類事物比較,從而作出評價(jià)。

      公文格式

      1、開頭

      開頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處。又稱導(dǎo)語,用以喚起讀者注意,引導(dǎo)閱好的開頭,不僅是全文思路展開的關(guān)鍵,而且能顯示出事物發(fā)展的內(nèi)在脈絡(luò),為全劃下“基調(diào)”開頭寫好了,能突出主旨,把讀者緊緊抓住,又可以對下文的展示起“向”的作用。開頭要開門見山,一般都用直敘形式。公文的導(dǎo)語中要表達(dá)的主要內(nèi)容是:發(fā)這個(gè)公文的目的,公文所針對的實(shí)際情況,制發(fā)該公文的重要性和必要性,公文所要解決的問題,公文的指導(dǎo)思想或主要內(nèi)容。

      2、公文結(jié)尾

      公文的結(jié)尾,又稱結(jié)語,用以維護(hù)公文的完整性,使讀者深刻理解作者的意圖,為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ),同時(shí),也防止在正文之后被添加偽造。

      3、層次和段落

      (1)層次

      公文層次,是公文思想內(nèi)容展開的次序,是公文中表達(dá)思想內(nèi)容的“意義單元的“邏輯環(huán)節(jié)”。它是事物發(fā)展的各個(gè)方面,以及寫作主體認(rèn)識事物、構(gòu)思公文的思路進(jìn)程在公文中的反映。公文層次在思想內(nèi)容上有其相對獨(dú)立性,公文內(nèi)容的展開順序中又有一定的穩(wěn)定性,在前后層次的聯(lián)系上還有內(nèi)在的邏輯性。因此,在安排公文層次時(shí)要根據(jù)事物的發(fā)展過程、思維活動的進(jìn)程和表現(xiàn)主旨的順序,著眼于事物的內(nèi)部聯(lián)系。這樣,寫作主體才能清楚地宣事明理、表情達(dá)意,才能收到層次清楚、段落分明的效果,讀者才能清晰明確地理解思想內(nèi)容。篇章較長的公文層次往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式

     。2)段落

      段落,通常指“自然段”,是構(gòu)成篇章的基本單位,是思路展開的具體步驟,是表達(dá)思想內(nèi)容時(shí)由于問歇、轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理,使層次之問的意思承接得更緊密、更自然,幫助讀者更好地理解公文的思想內(nèi)容。

      4、公文格式

      公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別,就在于公文格式的規(guī)范性。這種規(guī)范性,既體現(xiàn)在公文的內(nèi)容上,也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面構(gòu)成的相對固定化上我們這里所說的公文的格式,主要是指公文的文面要求。公文格式,指的是公文外在表現(xiàn)形式的各個(gè)組成部分及其各自的位置,也包括公文的用紙、留空等。

      5、主題詞標(biāo)引

     。1)、主題詞的基本特征:

     、袤w現(xiàn)公文內(nèi)容特征和歸屬類別如國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文秘工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內(nèi)容特征,“文秘工作”點(diǎn)明了此文屬于文秘工作類,“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質(zhì)屬性,不但能使一份份公文區(qū)別開來,而且具有某些立卷特征,便于立卷歸檔。

     、诰哂兄黝}性和技術(shù)性的特征。主題詞既要表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容,但又不全是為了表現(xiàn)公文主題而確立,其作用主要是為了便于公文信息在計(jì)算機(jī)中輸入、儲存和檢索。這就使它具有了主題性、技術(shù)性兩重性的特征。

     、劬哂泻喢餍缘奶卣。主題詞一般由3~5個(gè)能夠確切表達(dá)公文主題內(nèi)容的名詞或名詞性詞組構(gòu)成,(詞組)與詞(詞組)之間空一格位置,不用標(biāo)點(diǎn)符號,比公文標(biāo)題還要簡練,具有間明性。

      (2)、主題詞的標(biāo)引依據(jù)

      (3)、主題詞的標(biāo)引程序和方法

      6、公文語言與修辭

      (1)、公文語言的特點(diǎn)

     。2)、公文語言的表述方式

     。3)、公文的修辭格

     。4)公文特殊詞語的應(yīng)用

      什么是辦公文章寫作技巧?

      辦公文章寫作技巧是指在撰寫辦公文檔、郵件和報(bào)告時(shí)應(yīng)用的技巧和方法。這些技巧可以幫助你思路清晰、表達(dá)準(zhǔn)確,使讀者更容易理解你的觀點(diǎn)和內(nèi)容,提高辦公效率。

      如何提高辦公文章寫作技巧?

      1. 明確目標(biāo)和讀者

      在開始寫作之前,要明確文章的目標(biāo)和讀者。不同的文章類型和讀者需要采用不同的寫作風(fēng)格和語氣。例如,給上級匯報(bào)工作需要更為正式和客觀,而與同事溝通時(shí)則可以更為親切和簡潔。

      2. 構(gòu)建清晰的結(jié)構(gòu)

      一個(gè)好的辦公文章應(yīng)該有清晰的結(jié)構(gòu),使讀者能夠輕松地獲取信息。可以采用以下結(jié)構(gòu):

      2.1 標(biāo)題

      標(biāo)題應(yīng)該簡潔明了,能夠概括文章的主旨。

      2.2 引言

      引言部分可以引入文章的背景和目的,激發(fā)讀者的興趣。

      2.3 正文

      正文是文章的重點(diǎn)部分,應(yīng)該按照邏輯順序組織,清晰明了。可以使用分段和標(biāo)題,幫助讀者更好地理解和記憶。

      2.4 結(jié)論

      結(jié)論部分是對文章內(nèi)容的總結(jié)和歸納,可以突出主要觀點(diǎn)和建議。

      3. 使用簡潔明了的語言

      在辦公文章中,使用簡潔明了的語言是非常重要的。避免使用過于復(fù)雜或晦澀的詞匯和句子,盡量使用通俗易懂的詞匯和句子。另外,還要注意語法和拼寫的準(zhǔn)確性,以免影響文章的質(zhì)量和可讀性。

      4. 有效使用段落和標(biāo)題

      段落和標(biāo)題是辦公文章中組織結(jié)構(gòu)的重要元素。使用段落可以將不同的觀點(diǎn)和內(nèi)容分開,使文章更易讀。使用標(biāo)題可以幫助讀者快速定位和理解文章的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。

      5. 使用圖表和數(shù)據(jù)支持觀點(diǎn)

      在一些需要表達(dá)量化數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)結(jié)果的情況下,可以使用圖表和數(shù)據(jù)來支持觀點(diǎn)。圖表和數(shù)據(jù)可以更直觀地展現(xiàn)信息,增強(qiáng)文章的可信度和說服力。

      6. 仔細(xì)校對和修改

      寫完文章后,要仔細(xì)校對和修改,確保文章準(zhǔn)確無誤。注意檢查語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)等錯(cuò)誤,并對文章結(jié)構(gòu)和邏輯進(jìn)行審查。如果可能的話,可以請同事或朋友幫助校對,提供寶貴的意見和建議。

      常見問題

      1. 寫辦公文章有什么注意事項(xiàng)?

      寫辦公文章時(shí)需要注意以下幾點(diǎn):

      明確目標(biāo)和讀者

      使用簡潔明了的語言

      構(gòu)建清晰的結(jié)構(gòu)

      使用段落和標(biāo)題

      仔細(xì)校對和修改

      2. 如何提高辦公文章寫作的效率?

      以下是幾個(gè)提高辦公文章寫作效率的技巧:

      制定寫作計(jì)劃和時(shí)間表

      閱讀優(yōu)秀的辦公文章,學(xué)習(xí)其寫作技巧

      使用模板和工具簡化寫作過程

      不斷練習(xí)和反思,逐漸提高寫作速度和質(zhì)量

      3. 辦公文章寫作技巧對職場發(fā)展有什么影響?

      辦公文章寫作技巧是職場成功的關(guān)鍵之一。一篇優(yōu)秀的辦公文章可以展現(xiàn)你的專業(yè)能力和邏輯思維能力,給上級和同事留下深刻的印象。通過不斷提升辦公文章寫作技巧,可以在職場中贏得更多機(jī)會和挑戰(zhàn)。

      在現(xiàn)代辦公環(huán)境中,辦公文章寫作技巧是每個(gè)職場人士都應(yīng)該掌握的重要技能。通過明確目標(biāo)和讀者、構(gòu)建清晰的結(jié)構(gòu)、使用簡潔明了的語言、有效使用段落和標(biāo)題等技巧,可以提高辦公文章的質(zhì)量和效率。同時(shí),不斷練習(xí)和反思,也是提高辦公文章寫作技巧的有效途徑。辦公文章寫作技巧,助力您在職場中脫穎而出!

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