助理文秘的工作內(nèi)容

　　處于中層左右的秘書,權力與責任相 對大一些,外語與計算機等能力要求 也相對高一些,有很好的協(xié)調(diào)能力。以下是助理文秘的工作內(nèi)容，歡迎閱讀。

　　職責

　　不同行業(yè)的行政助理 有不同的職責，工業(yè)企業(yè)的行政助理的主要職責是：

　　1、負責員工的考勤，于次月第一個工作日提供考勤報表并存檔;

　　2、負責員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立;

　　3、對一般文件的起草和行政人事文件的管理;

　　4、依據(jù)人力資源要求計劃，組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息、協(xié)助招聘工作;

　　5、處理人事日常管理工作，負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事手續(xù)的辦理;

　　6、及時辦理相關證件的注冊、登記、變更、年檢等手續(xù);協(xié)助做好公司人力工作的管理、培訓與指導;

　　7、組織公司各種活動的策劃;

　　8、負責辦公用品采購計劃制定及物品領取管理。

　　能力要求

　　行政助理 必須能夠熟練地準備統(tǒng)計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術、MS Word、Excel和PowerPoint，以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的經(jīng)驗。

　　分析性思維很重要，因為他們經(jīng)常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷，并且要對公司的發(fā)展和表現(xiàn)進行逐步地監(jiān)控。

　　行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中，熟悉如何進行控制。

　　教育要求

　　初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。

　　很多職業(yè)技術機構和社區(qū)學院都提供一到二年的能對申請人有利的辦公管理課程。

　　公司可能提供現(xiàn)場培訓，尤其針對那些醫(yī)學或法學領域的專業(yè)職位。

　　職業(yè)前景

　　該職業(yè)的就業(yè)前景預計會以中等增長速度持續(xù)增長過2012年。

　　1、協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務管理;

　　2、參與公司績效管理、考勤等工作;

　　3、參與公司行政、采購事務管理.

　　具體工作

　　在各種行政事務方面幫助和服務于公司員工，例如負責訂機(車)票，聯(lián)系各種培訓事宜，聯(lián)系和管理公司交通班車服務，食堂餐飲服務管理，與外部物業(yè)管理聯(lián)絡督促其更好的服務于公司，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動例如集體外出旅游、受訓、公司運動會、年會和晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應，辦公設施的'管理等。

　　行政助理具體工作如下：

　　1、記載員工出勤情況;

　　2、記載工作時間和加班時間;

　　3、考核計算扣假工資和加班工資等;

　　4、處理和維護主管日程，準備和完成各類文件報表;

　　5、閱讀和分析各類信息，制定工作計劃，做好時間分配;

　　6、協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，執(zhí)行日常行政工作;

　　7、傳達通知、分發(fā)文件;

　　8、安排公司各種會務和組織員工各種活動;

　　9、接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;

　　1、對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔;

　　11、履行辦公日常職責，如辦公用品采買、管理和分發(fā)，維護記錄管理系統(tǒng)和執(zhí)行基本的簿記工作等 ;

　　12、辦理各種行政事務和手續(xù)，比如填報報表、公司年檢、復印打印等;

　　13、負責平時員工福利的采購工作，比如日常的水果、中秋的月餅、公司年貨、生日禮品、節(jié)日禮品，等等。

　　成功方式

　　第一步：明確職業(yè)定位，規(guī)劃職業(yè)發(fā)展方向

　　年齡越大危機感越強，及時明確職業(yè)定位、做好長遠發(fā)展規(guī)劃勢在必行。眾多前來咨詢的“3歲女秘書”出現(xiàn)職業(yè)困惑的根本原因，是她們沒有明確個人的職業(yè)定位，對未來的職業(yè)發(fā)展沒有做好準備，因此在現(xiàn)有的崗位上混日子、無從突破。因此，要想走出職業(yè)困境，第一步就是要盡早地確定職業(yè)目標，并且確定長遠的職業(yè)發(fā)展方向，這樣才能在未來的職業(yè)之路上有的放矢、少走彎路，朝著目標的方向邁進。

　　第二步：積極充電，緊繞職業(yè)目標提升

　　在職業(yè)發(fā)展的過程中，綜合能力、經(jīng)驗定位和學歷的契合程度決定了你的發(fā)展高度和方向。把握好三者之間的關系，是突破職業(yè)發(fā)展瓶頸的關鍵。因為入職門檻不高，很多輔助性崗位上的從業(yè)人員沒有建立起自己的核心競爭力。要建立核心競爭力，除了在崗位上努力學習各種工作技能之外，另外一個重要的途徑就是及時充電。需要強調(diào)的是，充電不可盲目，而應該圍繞自己的職業(yè)規(guī)劃和目標進行學習與提升，才能使學習“投資”得到收益。

　　第三步：積累人脈，為未來發(fā)展做儲備

　　輔助性崗位有一種潛在的優(yōu)勢：與人溝通和交流的機會多。以秘書為例，企業(yè)中只有經(jīng)理及以上的人員才可以配備秘書，與他們工作往來的人大多身居要職。所以，作為領導身邊的貼心人，秘書就擁有了和這些人員打交道的絕佳機會。聰明的秘書總是可以從中積累豐富的經(jīng)驗、閱歷、良好的人際關系以及各種知識和能力，包括心理素質(zhì)，甚至可以從管理者的失誤中吸取失敗的教訓。

　　注意事項

　　面試要點：

　　第一、身為行政人員，衣著是很重要的，因為你負責執(zhí)行公司管理層的管理精神，一個正面的，健康的，積極的形象是很重要的，起碼你要讓人看起來覺得你穩(wěn)重、大方、可以信任。

　　第二、反應靈敏，一個行政人員，絕不能呆板，當你睜著茫然的大眼睛看著招聘人員的時候，你就直接回家等消息吧。一個成功的行政人員一定是聰明與才智兼?zhèn)涞摹?/p>

　　第三、脫穎而出的能力，在一堆人里面，也許你不是條件最好的，但你得有脫穎而出的本領，注意一些細節(jié)，比如說，制造一個話題，占主導地位，你的口才，你的分析能力，都是面試官會觀察的內(nèi)容。

　　要求A

　　一、崗位職責

　　1、負責協(xié)助上級完成相關日常事務工作，包括文件管理、文件的起草、報告等材料的收發(fā)等工作;

　　2、負責協(xié)助上級領導做好各業(yè)務部門的溝通協(xié)調(diào)工作，各項指令、指示的上傳下達及監(jiān)管工作;

　　3、協(xié)助完成部門的行政工作;

　　4、協(xié)助上級領導完成會務安排、接待等

　　5、完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理。

　　二、任職資格

　　1、全日制本科或以上學歷，文秘、金融、英語等相關專業(yè)優(yōu)先;

　　2、形象佳、具有1年以上秘書經(jīng)驗者或者行政助理經(jīng)驗，有一定英語表達能力者優(yōu)先;

　　3、具有較強的親和力，溝通能力強，反應敏捷，服務意識強;

　　4、有良好的文字表達能力，熟練使用辦公軟件;

　　5、請附個人近照。

　　要求B

　　1.學習能力強，具有良好的團隊合作精神. 2.形象好，氣質(zhì)佳，思想前衛(wèi).3.有良好的語言表達能力，善于與人溝通. 4.良好的職業(yè)道德，

　　要求C

　　1.學習能力強，具有良好的團隊合作精神.2.形象好，氣質(zhì)佳，思想前衛(wèi).3.有良好的語言表達能力，善于與人溝通.4.良好的職業(yè)道德，

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